Dans la plupart des États, y compris aux États-Unis, les employeurs sont tenus de payer les employés, tous les mois, tous les deux mois, toutes les deux semaines ou toutes les semaines. Lors de la création d'une liste de paie, l'une des décisions clés à prendre est la fréquence des paiements. Cette décision aura des conséquences sur les employés et vos départements de comptabilité et des finances.
Les paiements aux deux semaines correspondent aux salaires versés aux employés toutes les deux semaines, soit l'équivalent de 26 fois par an..
Les paiements bimensuels sont les cas où l'employé reçoit le chèque de paie qu'il est payé 24 fois par an.
Dans une approche de paie bi-hebdomadaire, les employés reçoivent le chèque de paie toutes les deux semaines. C'est généralement un jour spécifique de la semaine. Dans cette approche, ils recevront 3 chèques de paie deux mois par an et deux chèques de paie le reste des mois..
L’un des principaux inconvénients de ce système de paiement est qu’il ne coïncide pas avec le calendrier, ce qui risque de créer une grande confusion pour les départements de la comptabilité et des finances..
L'approche bihebdomadaire provoque de grands ravages dans les budgets et l'analyse des coûts des entreprises. C'est parce qu'une année a 52 semaines et qu'elles ne sont pas toutes bien divisées dans les 12 mois. Certains mois auront trois jours de paie tandis que d'autres en auront deux. Cette approche est beaucoup plus compliquée que la paie mensuelle.
Dans cette approche, les employés reçoivent les paiements deux fois par mois. Cela ne se fait que le 15e jour et le dernier jour du mois. Dans ce système, les paiements sont moins souvent comparés aux deux semaines. En effet, seuls vingt-quatre paiements sont effectués en un an. Cependant, la plupart des entreprises veillent à ce que le salaire reste le même, quelle que soit l’approche choisie..
Par exemple, si la société X engage un cadre supérieur et lui verse 60 000 dollars par an. Dans l'approche bi-hebdomadaire, l'employé recevra 60 000 $ / 26 = 2 307 $ et dans l'approche bimensuelle, le même employé recevra 60 000 $ / 24 = 2 500 $..
Dans une approche aux deux semaines, l’employé est payé tous les quinze jours. Dans l’approche semi-mensuelle, les paiements sont effectués deux fois par mois, ce qui peut être le 15 et la dernière date du mois..
Les employés préfèrent le système de paiement aux deux semaines, car il est beaucoup plus facile de déterminer les dates de paiement puisque les jours de la semaine sont généralement répertoriés, par exemple vendredi. Il est très difficile de déterminer les jours de paiement de manière semi-mensuelle car le jour de la semaine ne cesse de changer depuis le 15e jour et le dernier jour du mois. On peut avoir besoin de s'asseoir avec un calendrier pour compiler.
Les employés préfèrent le système bimensuel, car il est beaucoup plus facile d'effectuer l'analyse des coûts et la budgétisation mensuelle. En effet, les paiements mensuels restent constants. Il est plus compliqué d’analyser les coûts et d’établir un budget pour les paiements bi-hebdomadaires, car certains mois auront trois dates de paiement..
Le traitement de la paie diffère en ce que les employés payés à temps plein toutes les deux semaines sont rémunérés pour 80 heures à chaque date de paie. D'autre part, l'approche semestrielle indemnise les employés pour 86,67 heures à chaque date de paye. L'employeur arrive aux heures pour l'approche toutes les deux semaines en divisant 2080 heures par 26 jours. Pour que l'employeur arrive aux heures avec une approche bimensuelle, il divise 2080 heures par 24 jours.
Les périodes de paie pour l’approche aux deux semaines peuvent représenter 26 ou 27 périodes de paie par an. En effet, certaines années ont 366 jours alors que d'autres en ont 365. Les périodes de paie dans une approche semestrielle totalisent 24 fois, les paiements n'étant effectués que deux fois par mois..
Le traitement de la paie sur le système bimensuel n’est pas aussi simple que celui du système bimensuel. Dans un système de rémunération horaire toutes les deux semaines, les paiements sont effectués sur le nombre d'heures travaillées par un employé au cours des 14 derniers jours. Dans un système bimensuel, les employés fournissent un calendrier de paie contenant les fiches de présence à remplir et à soumettre au cours de chaque période. Certains mois comptant 30 jours et d'autres 31 jours, les employés du système des salaires horaires bimensuels reçoivent souvent des paiements pour différents nombres de jours..