Comment écrire un email formel

Écrire un courriel officiel n’est pas très différent d’écrire une lettre officielle. Mais si vous êtes habitué à utiliser le courrier électronique uniquement pour des communications informelles avec des amis, la rédaction d'un courrier électronique officiel peut prendre un certain temps. Dans cet article, nous vous aiderons à rédiger un courrier électronique formel et vous guiderons avec un exemple de courrier électronique. Vous pouvez écrire un email formel en suivant ces étapes.

Comment écrire un email formel

Utilisez une adresse électronique neutre

Votre adresse e-mail doit toujours refléter votre vrai nom, pas votre pseudo ou votre surnom. Une adresse email qui correspond à votre vrai nom a l'air professionnelle. Si votre email est drôle ou inapproprié, personne ne vous prendra au sérieux..

[email protégé] √

[email protégé] X

Énoncer le sujet de manière appropriée

Assurez-vous que la ligne d'objet reflète le contenu de votre courrier électronique. Si vous écrivez à propos d'une réunion, le sujet doit contenir le mot réunion. Si vous écrivez une candidature pour un emploi, la ligne d'objet doit indiquer le poste pour lequel vous postulez..

Commencez avec une salutation

Le courrier devrait commencer par une salutation telle que Cher M. Price. Il est toujours bon de s’adresser au destinataire par son nom. (Cher docteur Smith, chère Mme Dustan, etc.) Si vous ne connaissez pas son nom, vous pouvez utiliser Cher monsieur / madame ou À qui de droit.

Introduire d'abord

Dans le premier paragraphe, présentez-vous et expliquez le but de l’écriture du courrier. Vous pouvez commencer le courrier en utilisant des phrases comme celle-ci.

J'écris pour me renseigner sur…

J'écris en référence à… .

Après avoir énoncé clairement le but, vous pouvez passer directement au message principal.

Corps

Le corps du mail devrait contenir votre message. Comme dans une lettre officielle, le corps doit être écrit de manière claire et concise. Essayez d'être aussi bref que possible. Dans la plupart des cas, deux ou trois paragraphes suffisent amplement pour présenter clairement le message. La langue doit être professionnelle et formelle. 

Remarques finales

Après avoir relayé le message, il est poli de remercier le lecteur pour son temps et son attention. Vous pouvez utiliser des phrases et des clauses comme

Merci pour votre temps…

Merci beaucoup d'avoir pris le temps…

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Puis terminez le courrier électronique avec une fermeture appropriée. Cordialement, Respectueusement, Cordialement, etc. sont quelques-unes des fins que vous pouvez utiliser.

Attachement

Si vous avez joint des documents par la poste, vous pouvez dire “Veuillez vous référer au document ci-joint.”Vous pouvez utiliser cette phrase dans n'importe quel endroit approprié.

Relire

Comme pour tout travail écrit, relisez le courrier électronique avec soin. Assurez-vous d’avoir utilisé les bons titres, dates, noms, etc. Vérifiez les fautes de grammaire et d’orthographe..

Cliquez sur Envoyer

Après avoir relu attentivement le courrier électronique, vous pouvez cliquer sur le bouton d'envoi..

Exemple d'email formel

Vous pouvez télécharger cet email à partir d'ici - Exemple d'email formel