La différence entre EOI et RFP

Un certain nombre de décisions prises par une organisation ont des implications en matière d’achat qui peuvent avoir un impact considérable sur le coût global de la prise de décision. L'achat implique des processus tels que le choix d'un fournisseur, la définition des conditions de paiement, la validation stratégique, la négociation de contrat et l'achat de services et de biens. Il est lié à l'acquisition ou à l'acquisition de tous les services et biens importants pour une organisation..

Dans le secteur privé, le processus d’achat est considéré comme une fonction de niveau stratégique qui contribue à améliorer la rentabilité d’une entreprise. Cela permet non seulement de rationaliser les processus et de réduire le prix global des matières premières, mais permet également aux organisations d'identifier les meilleures sources d'approvisionnement. Globalement, cela est utile pour assurer la fluidité du résultat final.

Dans le secteur public, les hauts dirigeants sont responsables de la réduction du résultat net. Seuls quelques membres du personnel gèrent la fonction achats, ce qui augmente les risques de corruption dans ce secteur. C'est pourquoi il est nécessaire d'augmenter la production globale d'une entreprise. Par exemple, le personnel peut être formé pour améliorer son efficacité et la qualité de ses services, ce qui permet d’améliorer les résultats..

Au fil du temps, un certain nombre de termes ont été introduits concernant la consultation d’appel d’offres, les propositions et la gestion lourde, y compris un certain nombre d’acronymes associés aux achats. Peu d'entreprises sont au courant de ces conditions. Toutefois, en tant qu'entrepreneur ou propriétaire d'une petite entreprise, si vous souhaitez gérer efficacement la capacité d'achat de l'acheteur, il est important de connaître ses objectifs. Les exemples incluent la RFI (demande d'information), EOI (expression d'intérêt), la DP (demande de proposition), la RFT (demande de soumission) et la RFQ (demande de soumission). Chacun de ces termes sert un objectif particulier dans la fonction achats.

EOI et RFP sont les termes les plus fréquemment utilisés dans la fonction d'approvisionnement, et chacun d'entre eux a un rôle spécifique dans la rationalisation de l'ensemble du processus. De nombreuses personnes confondent ces termes lors de l'exécution des processus. Pour avoir une meilleure idée de la façon dont ils diffèrent, il est important de savoir ce que ces termes signifient.

EOI (expression d'intérêt)

Expression of Interest (EOI), également connue sous le nom de Registration of Interest (ROI), remplit une fonction similaire à celle de la demande de renseignements. Il est utilisé en tant que processus de sélection lors des premières étapes d’achat, de manière à créer un appel d’offres ou une offre formelle et plus spécifique (une étape ultérieure de la fonction d’achat). Lorsqu'une entreprise publie une déclaration d'intérêt, elle doit estimer la capacité d'un marché à fournir ou à collecter davantage d'informations avant de passer à la RFT. Il est peu probable qu'une entreprise effectuant un achat désigne un contractant via EOI. Pour que cela se produise, un processus doit progresser jusqu'à atteindre la RFT.

EOI est un type d'appel d'offres ouvert qui permet à toute entreprise de se faire connaître. Il donne lieu à une concurrence féroce et offre l’avantage de permettre à des fournisseurs nouveaux et potentiels de sécuriser leur travail. Cependant, dans les contrats de construction, il est largement reproché d'attirer des fournisseurs inadaptés au contrat, ce qui entraîne une perte de temps, d'argent et d'efforts..

La publicité qui demande une déclaration d’intérêt doit inclure une description de l’entité adjudicatrice, le contrat (budget et échelle, par exemple), le type de marché, la procédure de passation des marchés, les conditions générales, l’adresse et le délai de soumission, ainsi que d’autres détails (y compris les coordonnées). , description de l’organisation, capacité technique et expérience correspondante, disponibilité du personnel et de son expérience, etc.)

DP (demande de proposition)

Par ailleurs, la demande de propositions, également appelée demande d’offre (RFO), est un document qui peut être facilement modifié. Il est principalement utilisé lorsqu'un acheteur recherche une réponse basée sur une solution pour répondre à ses exigences et dans les cas où d'autres facteurs (à l'exclusion du prix) jouent un rôle central dans l'évaluation de chaque offre. Il est également utilisé dans les situations où aucune solution ou spécification claire n'est disponible, et le service des achats recherche plusieurs innovations et options. Ces instruments sont plus flexibles que le RFT (qui a normalement des solutions ou des spécifications bien définies). La RFP est principalement utilisée dans les services professionnels où une solution ne peut pas être définie facilement.

Une demande de propositions contient des informations de base sur l'organisation et son secteur d'activité. La demande consiste en un cahier des charges qui explique les solutions recherchées par l'organisation. En outre, il inclut également les critères d'évaluation du classement des propositions, un énoncé des travaux décrivant les tâches à exécuter par le soumissionnaire qui remporte le contrat, ainsi que le délai dans lequel le projet doit être terminé..

Une demande de proposition est généralement créée en raison de la nature complexe d'un projet. Les entreprises peuvent tirer parti de divers soumissionnaires lorsqu'elles recherchent une solution bien intégrée de plusieurs fournisseurs. Par exemple, si une entreprise envisage de passer d'un environnement papier à un environnement informatique, elle peut demander une proposition de logiciel et de matériel en plus de la formation nécessaire pour installer et intégrer de nouveaux systèmes dans l'entreprise..

Dans le secteur public, les entités peuvent émettre une demande de proposition pour la création d'un concours ouvert afin de réduire le coût d'une solution. Cependant, il convient de noter que la DP la plus proche des spécifications peut ne pas être nécessairement celle avec le prix le plus bas. Lorsqu'elles acceptent une proposition, les entreprises doivent effectuer une analyse coûts-avantages pour s'assurer que les coûts ne surpassent pas les avantages..

Différences

Voici certaines des différences entre EOI et RFP:

• Différents niveaux d'approvisionnement

EOI est souvent exécuté au niveau d'achat initial. Il peut être libéré dans les cas où l’acheteur cherche à obtenir des informations de la part de l’industrie afin de définir les exigences qui seraient éventuellement appliquées sur le marché à un stade ultérieur. Comme cela a déjà été discuté, la RFP est normalement la prochaine étape. dans lequel l'acheteur recherche des approches basées sur des solutions pour la fourniture de produits ou de services.

• Étapes de la déclaration d'intérêt et de la demande de propositions

EOI a généralement plusieurs étapes. Il est utilisé pour sélectionner des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels avant de solliciter des offres détaillées de la part de soumissionnaires présélectionnés. Au contraire, la RFP peut avoir une seule étape ou plusieurs étapes..

• Quand les EOI et RFP sont-ils utilisés??

EOI est utilisé dans les cas où les informations requises (des soumissionnaires) sont spécifiques, mais rien ne garantit que le fournisseur sera en mesure de fournir des services et des biens conformément aux exigences. De plus, dans les cas d’EOI, les acheteurs ne disposent pas d’informations suffisantes pour composer une demande détaillée. D'autre part, un appel d'offres est utilisé dans les cas où l'exigence est correctement définie, mais une entreprise recherche une solution flexible ou innovante. En d'autres termes, un acheteur recherche des soumissions orientées vers les solutions pour répondre aux exigences.

Il est très important de connaître les différents niveaux de processus d’approvisionnement afin de prendre des décisions efficaces grâce au flux systématique d’informations. La compréhension claire de ces termes et de la raison pour laquelle ils sont utilisés dans le processus permet à une entreprise de rationaliser ses processus et de mieux comprendre l'ensemble de la fonction d'approvisionnement..